1. FINALIDAD
Este documento tiene como objetivo orientar sobre los principales principios que rigen la relación entre la Organización y sus socios (clientes, proveedores y prestadores de servicios).
La Organización valora estas asociaciones, considerándolas esenciales para el cumplimiento de su misión y para la construcción de relaciones saludables, transparentes y sostenibles.
Los temas abordados en este documento buscan atender los intereses legítimos de todas las partes involucradas.
2. RELACIÓN CON CLIENTES
Con respecto a los clientes, la Organización se compromete a:
- Valorar la confianza de sus clientes;
- Competir éticamente en el mercado;
- No aplicar ninguna medida que restrinja la libre competencia;
- No utilizar ni beneficiarse de información obtenida por medios ilícitos;
- Ser transparente en la presentación de los productos y servicios ofrecidos, de modo que el cliente pueda entender cómo nuestras ofertas satisfacen sus necesidades;
- Presentar una estrategia de precios clara y honesta, respetando la legislación aplicable;
- Respetar y aprovechar, de la mejor manera, la opinión del cliente en la búsqueda de soluciones y en la prestación de los servicios contratados;
- Mantener absoluta confidencialidad sobre toda la información confidencial proporcionada por el cliente, independientemente de su fuente o medio de acceso, salvo por orden judicial o investigación de organismos reguladores;
- Tomar las medidas adecuadas para proteger las licencias y derechos de propiedad intelectual del cliente;
- Garantizar independencia e imparcialidad en el proceso de toma de decisiones del cliente, informando cualquier relación o vínculo preexistente antes de presentar productos o servicios;
- No ofrecer ventajas a representantes, agentes o intermediarios del cliente con el fin de obtener preferencia en procesos de selección de servicios u otros beneficios;
- Presentar prácticas comerciales honestas y responsables;
- Proporcionar de forma clara las instrucciones relacionadas con cada uno de los servicios ofrecidos;
- Garantizar precisión en las facturaciones y emisión de facturas;
- Informar correctamente sobre los riesgos potenciales de los productos y servicios ofrecidos;
- Compartir esta política con todos los clientes, asegurando que estén informados sobre el documento vigente.
3. RELACIÓN CON PROVEEDORES / PRESTADORES DE SERVICIOS
Los proveedores son parte fundamental de nuestro negocio, ya que a través de ellos prestamos servicios a nuestros clientes. Por lo tanto, la Organización establece requisitos que deben ser evaluados en el momento de la contratación, conforme a los procedimientos internos.
En este contexto, la Organización adopta los siguientes principios:
- Actuar con integridad en la producción, entrega y ejecución de los contratos firmados, manteniendo de forma ética la confidencialidad de la información y las condiciones comerciales;
- Comprometerse con sus proveedores, cumpliendo los contratos establecidos y trabajando para mejorar las relaciones de asociación;
- Compartir el contenido de esta política con todos los participantes de su cadena de suministro, asegurando que estén informados sobre la política vigente desde esta fecha;
- Valorar la honestidad en la comunicación, fundamental para cualquier asociación seria y duradera;
- Rechazar cualquier forma de prejuicio, intimidación, presión o amenaza de cualquier tipo;
- Garantizar independencia e imparcialidad en el proceso de toma de decisiones de la Organización respecto a los proveedores, informando previamente cualquier relación o vínculo preexistente antes de contratar productos o servicios;
- Mantener una conducta adecuada y ética, promoviendo estos valores entre todas las personas involucradas en relaciones con terceros, guiándose por la dignidad y la sobriedad, sin poner al proveedor en situaciones incómodas o embarazosas.
La Organización espera de sus proveedores la misma conducta que adopta internamente.
4. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES / PRESTADORES DE SERVICIOS
El objetivo del procedimiento de evaluación de socios es recopilar datos específicos sobre el proveedor o prestador de servicios con el fin de minimizar riesgos relacionados con aspectos contractuales y de integridad.
4.1 ÍTEMS DE EVALUACIÓN
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- Verificar la regularidad del registro del CNPJ;
- Verificar la regularidad del contrato social;
- Verificar la regularidad del registro municipal;
- Someter a la Organización a un proceso de Due Diligence para aumentar la confianza en las contrataciones y mitigar posibles riesgos de cumplimiento con los proveedores;
- Evaluar la capacidad técnica para la ejecución del servicio;
- Consultar con otros clientes la calidad de los servicios prestados;
- Exigir el cumplimiento total de la legislación brasileña, ya sea en la prestación de servicios o en la producción de los artículos suministrados a la Organización;
- Exigir el cumplimiento de la legislación ambiental vigente;
- Exigir el cumplimiento de nuestro Código de Conducta y Política Anticorrupción.
5. RELACIÓN CON EL SECTOR PÚBLICO
La Organización actúa de forma ética e íntegra en sus relaciones con los sectores público y privado.
Entre las precauciones adoptadas en esta relación se incluyen la participación en licitaciones públicas y consultas de precios para organizaciones privadas, buscando siempre la excelencia en la prestación de servicios, la mitigación de riesgos y la fidelización de clientes.
6. PRINCIPIOS CONTRA LA CORRUPCIÓN
En el contexto nacional actual, las organizaciones desempeñan un papel crucial en la lucha contra la corrupción, actuando para promover un mercado más ético y transparente. Ante las incertidumbres causadas por la corrupción mutua entre los sectores público y privado, las organizaciones deben buscar la sostenibilidad de sus negocios, ya que los actos ilícitos son uno de los factores que perjudican toda la cadena de valor.
La corrupción va mucho más allá de perjudicar a las instituciones: afecta a toda la sociedad, privándola de los recursos necesarios para una vida digna, que es un derecho de todos los ciudadanos. Esta distorsión de valores es devastadora y puede dañar gravemente a una nación, además de socavar su credibilidad a nivel internacional.
El papel de las organizaciones va más allá de generar empleo y estimular la economía: es esencial unir esfuerzos para evitar la corrupción directa e indirecta, promoviendo la transparencia en las relaciones, estableciendo mecanismos de gobernanza corporativa y mejorando continuamente dichos mecanismos con base en evidencias identificadas. El objetivo es prevenir la corrupción y demostrar que podemos luchar por una sociedad más justa y equitativa.
La Organización valora las relaciones saludables con sus socios, asegurando que las transacciones comerciales sean claras y estén orientadas al cumplimiento de los contratos firmados, basándose en las leyes y en las buenas prácticas del mercado.
Nuestra Política Anticorrupción tiene como objetivo alinearse con las leyes que tratan la responsabilidad de las personas jurídicas por actos ilícitos, fraudes y manipulaciones contra la administración pública y privada, y que prohíben infracciones contra el orden económico. Está basada principalmente en las Leyes Nº 12.846/2013, Nº 12.529/2011, Nº 8.666/1993 y Nº 11.129/2022, en la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (Convención de la ONU) y en la Convención Interamericana contra la Corrupción (Convención de la OEA), todas ratificadas por Brasil, entre otras.
La Organización está comprometida con el combate a prácticas ilícitas, fraudulentas, corruptas y de manipulación contra la administración pública, así como con la prohibición de infracciones contra el orden económico, adoptando estándares de integridad, legalidad y transparencia en sus acciones y relaciones con socios, Gestores y Directores.
6.1 CONFLICTOS DE INTERÉS
Algunas situaciones pueden favorecer o sugerir un conflicto de interés. A continuación, se mencionan ejemplos que consideramos importantes destacar en este documento:
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- Recibir beneficios personales indebidos debido al cargo ocupado;
- Utilizar el cargo para influir o participar en una transacción con un proveedor, cliente o socio en la que exista un interés personal;
- Realizar actividades que no hayan sido solicitadas por la Organización;
- Mantener una relación personal habitual entre proveedores y empleados;
- Aceptar, directa o indirectamente, dinero u objetos de valor de cualquier persona o entidad interesada en establecer relaciones comerciales con la Organización;
- Tener intereses financieros, participación o realizar negocios en organizaciones socias o competidoras;
- Evitar comunicaciones inapropiadas para las buenas relaciones comerciales que puedan generar conflictos de interés;
- Ningún bien, información, recurso o cargo puede ser utilizado para obtener beneficios personales o para competir con la Organización.
6.2 REGALOS Y HOSPITALIDAD (ENTRETENIMIENTO, GASTOS DE VIAJE, ALOJAMIENTO Y OTROS BENEFICIOS)
Los Empleados, Gestores y Directores de la Organización pueden recibir cualquier tipo de regalos, obsequios, gratificaciones, viajes y otros beneficios hasta un valor máximo de R$200,00.
Con respecto a la oferta de regalos y obsequios, la Organización se reserva el derecho de ofrecer a sus socios (clientes, proveedores y prestadores de servicios) obsequios hasta un valor máximo de R$200,00. Este valor será ajustado al menos una vez al año.
La Célula Comercial contacta al socio para identificar la política vigente, con el objetivo de evitar ofrecer obsequios a socios que adopten una política de recepción cero. En los casos en que el valor supere los R$200,00, se deberá notificar al Comité de Cumplimiento y a la Alta Dirección para autorizar la entrega. Está estrictamente prohibido ofrecer obsequios en dinero (cheque, depósito, transferencia o equivalente).
6.3 DONACIONES Y PATROCINIOS
No se podrá realizar ninguna contribución (por ejemplo, patrocinios, donaciones) con el objetivo de obtener beneficios ilegítimos o favores para la Organización.
Las asociaciones y contribuciones (por ejemplo, patrocinios, donaciones) a cualquier entidad filantrópica, organización no gubernamental o de origen público deben estar en conformidad con la legislación aplicable y con nuestras directrices corporativas.
7. PAGOS INDEBIDOS O ILEGALES
Los pagos realizados a prestadores de servicios y proveedores deben cumplir con los procedimientos de Gestión Financiera, Contable y Tributaria de la Organización, así como con la facturación de los servicios prestados por la Organización a sus clientes.
Todos los pagos realizados o recibidos por la Organización y sus empleados en su nombre deben estar debidamente registrados y contabilizados. Está expresamente prohibido:
- Realizar operaciones secretas o no registradas;
- Realizar registros contables inadecuados, ambiguos o fraudulentos;
- Utilizar artificios contables con el objetivo de ocultar o encubrir pagos ilegales;
- Falsificar o solicitar reembolsos de gastos que no cumplan con los requisitos y procedimientos internos de la Organización.
8. PAGOS FACILITADORES O AGILIZADORES
La Organización no permite “pagos facilitadores” o “pagos agilizados”, que se refieren a cualquier pago pequeño o nominal realizado a una autoridad pública, persona física o jurídica privada, con el objetivo de facilitar, agilizar, acelerar o garantizar la realización de un trámite burocrático.
9. ACOSO / ABUSO DE PODER
La Organización está comprometida con proporcionar un ambiente libre de cualquier tipo de acoso o intimidación, ya sea verbal, escrito o físico. Tales prácticas están sujetas a medidas disciplinarias y sanciones correspondientes.
La Organización promueve la diversidad y busca eliminar toda forma de discriminación negativa por motivos de raza, color, género, orientación sexual, edad, religión, opinión política, nacionalidad, condición social o condición física. Esta Organización no tolera el acoso—ya sea sexual, económico, moral o de cualquier otra naturaleza—ni situaciones que constituyan falta de respeto, intimidación o amenaza en las relaciones entre empleados, independientemente del nivel jerárquico.
Cualquier forma de acoso sexual que implique la mención de favores o el inicio de cualquier tipo de acercamiento en ese sentido no es tolerada por la Organización.
10. COMPETENCIA DESLEAL
Con respecto a la competencia, la Organización valora a los socios que respetan todas las normas regulatorias y no admite ninguna forma de competencia desleal ni prácticas comerciales poco éticas, incluyendo el uso de acuerdos o monopolios que puedan causar perjuicios.
Es obligación del socio mantener relaciones respetuosas con sus respectivos competidores y abstenerse de proporcionar información o hacer declaraciones que puedan dañar la imagen del competidor.
11. TRABAJO FORZADO O INFANTIL
La Organización se opone al trabajo forzado y a situaciones que involucren coerción, castigos o medidas disciplinarias degradantes. Fomenta que sus socios monitoreen su cadena de valor para prevenir y combatir dichas prácticas.
La Organización está en contra del trabajo infantil y no aprueba ninguna situación que pueda involucrar potencialmente:
- Contratación irregular de adolescentes menores de 16 años (excepto como aprendices a partir de los 14 años);
- Condiciones laborales inadecuadas para el desarrollo de adolescentes entre 16 y 18 años;
- Cualquier forma de discriminación, violencia o violación de derechos fundamentales según lo definido por el Estatuto del Niño y del Adolescente.
La Organización no permite ni fomenta contrataciones ni asociaciones con organizaciones que apoyen cualquier tipo de explotación laboral, ya sea infantil o adulta.
La Organización rechaza tales prácticas y se reserva el derecho de no mantener ningún tipo de relación con organizaciones, entidades o instituciones que adopten dicha conducta.
12. SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL
La Organización incentiva a sus socios a cumplir con las leyes relacionadas con la salud y seguridad en el trabajo. Los documentos y procedimientos exigidos por el Ministerio de Trabajo deben renovarse dentro de los plazos establecidos por las normas reglamentarias.
Es fundamental adoptar hábitos saludables relacionados con el ocio, el deporte, la higiene y la alimentación, con el objetivo de promover el bienestar colectivo.
13. MEDIO AMBIENTE
Dado el contexto actual, en el que la conciencia ambiental es cada vez más relevante, el principal objetivo de la Organización es que las organizaciones actúen de manera social y ambientalmente responsable, logrando también el éxito empresarial a largo plazo.
14. CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN
La información confidencial y estratégica no debe ser divulgada. Los socios deben tratar como confidencial toda información no pública recibida—por cualquier medio o forma—durante la elaboración de propuestas y durante la vigencia de sus contratos y/o propuestas.
La confidencialidad se extiende por un período de cinco (5) años después del término del contrato, salvo que exista una orden judicial, investigación de organismos reguladores o un evento de fuerza mayor que haga pública la información.
15. FORMAS DE PAGO
Los pagos relacionados con los servicios prestados por proveedores serán negociados directamente con el responsable de la compra, quien interactúa con la Célula de Compras, y posteriormente conforme a la Política Contable de la Organización.
Con respecto a los clientes, la forma de pago será negociada con la Célula Comercial y formalizada mediante la firma de contrato, conforme a la Política de Gestión Financiera, Contable y Tributaria.
16. CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA
Esperamos que nuestros socios respeten y apoyen esta política vigente, convencidos de que este es el camino para combatir las irregularidades que dificultan la adopción de buenas prácticas que sustentan el cumplimiento normativo. Es deber de todos los involucrados en esta lucha constante por la moralización, la ética y la integridad aplicar en su rutina diaria prácticas que promuevan la conformidad y la sostenibilidad.
La Organización se reserva el derecho de monitorear el cumplimiento de esta política y fomentar medidas correctivas entre sus socios en casos de incumplimiento, bajo pena de rescisión de contratos vigentes y descalificación para participar en futuras licitaciones.
Las directrices de esta política no revocan otras normas específicas ni contratos de prestación de servicios.