1. Objetivo
Esse documento tem por objetivo orientar sobre as principais diretrizes que norteiam a relação entre a Organização e seus parceiros (clientes, fornecedores e prestadores de serviços).
A Organização preza por essa parceria considerando fundamental para o cumprimento de sua missão além de construir relações saudáveis, transparentes e sustentáveis.
Os assuntos aqui abordados buscam atender aos interesses legítimos de todas as partes envolvidas.
2. Relacionamento com clientes
Em relação aos clientes, a Organização compromete-se em:
- Prezar pela confiança de seus clientes;
- Competir de forma ética no mercado;
- Jamais aplicar qualquer medida que restrinja a concorrência livre;
- Não fazer uso ou se beneficiar de informações obtidas por meios ilícitos;
- Ser transparente na apresentação dos produtos e serviços oferecidos, de forma que o cliente possa entender a adequação de nossas ofertas às suas necessidades;
- Apresentar uma estratégia de precificação clara e honesta, respeitando a legislação pertinente;
- Respeitar e aproveitar, da melhor forma, a opinião do cliente na busca das soluções e na prestação dos serviços por ele contratados;
- Manter o sigilo absoluto acerca de todas as informações confidenciais fornecidas pelo cliente, independentemente de seu meio de acesso, ou de sua fonte, salvo se houver determinação judicial ou investigação decorrente de órgãos de fiscalização;
- Tomar as medidas apropriadas para a proteção das licenças e direitos autorais de propriedade do cliente;
- Garantir a independência e impessoalidade nas tomadas de decisão pelo cliente, informando antes de qualquer apresentação de produtos ou serviços, eventuais relacionamentos ou vínculos pré-existentes;
- Jamais oferecer vantagens a quaisquer representantes, prepostos ou intermediários dos clientes, com o intuito de auferir preferência em processo de escolha de prestadores e serviços ou outros benefícios;
- Apresentar práticas comerciais honestas e responsáveis;
- Fornecer de forma clara as instruções relativas a cada um dos serviços fornecidos;
- Ter precisão nas cobranças e emissão de faturas;
- Informar corretamente os riscos potenciais dos produtos e serviços oferecidos;
- Transmitir esta política a todos os clientes, dando-lhe ciência sobre este documento em vigor.
3. Relacionamento com fornecedores / prestadores de serviços
Os fornecedores são parte fundamental de nossos negócios, uma vez que por meio deles, prestamos nossos serviços a nossos clientes, com isso a Organização possui pré-requisitos que precisam ser avaliados no ato da contratação de seus fornecedores e que estão descritos nos procedimentos da Organização.
Portanto, nesta lógica, a Organização adota como princípios:
- Ser íntegra na produção, na entrega e na prática dos contratos firmados, cumprindo de forma ética a confidencialidade das informações e as condições comerciais estabelecidas;
- Ser comprometido com seus fornecedores, cumprindo os contratos estabelecidos e trabalhando pelo aprimoramento de suas relações de parceria;
- Transmitir o conteúdo desta política a todos os participantes de sua cadeia de fornecedores, dando-lhe ciência da política em vigor a partir dessa data;
- Prezar pela honestidade na comunicação, fundamental para qualquer parceria séria e duradoura;
- Repugnar qualquer forma de preconceito, intimidações, pressões ou ameaças de qualquer natureza;
- Garantir a independência e impessoalidade nas tomadas de decisão pelos fornecedores pela Organização no seu relacionamento comercial, informando previamente a qualquer contratação de produtos ou serviços eventuais relacionamentos ou vínculos pré-existentes;
- Manter postura adequada e idônea, disseminando estes valores por todas as pessoas envolvidas no relacionamento com terceiros, pautando-se na dignidade e sobriedade, jamais colocando o fornecedor em situação de desconforto ou constrangimento.
- A Organização espera de seus fornecedores a mesma conduta que adotamos.
4. Avaliação de fornecedores / prestadores de serviços
A finalidade do procedimento de avaliação de parceiros é coletar dados específicos sobre o fornecedor ou prestador de serviço com o objetivo de minimizar os riscos referentes à parte contratual e de integridade.
4.1 Itens de avaliação
-
- Verificar regularidade de inscrição do CNPJ;
- Verificar regularidade de registro do contrato social;
- Verificar regularidade da inscrição municipal;
- Submeter a Organização ao processo de Due Diligence para aumentar a confiança nas contratações e mitigar eventuais riscos de compliance com os fornecedores;
- Avaliar capacidade técnica para execução do serviço;
- Verificar com outros clientes a qualidade dos serviços prestados;
- Exigir o cumprimento tácito da legislação brasileira, seja na prestação de serviços ou na produção dos itens fornecidos à Organização;
- Exigir o cumprimento da legislação ambiental em vigor;
- Exigir o cumprimento do nosso Código de Conduta e Política Anticorrupção.
5. Relacionamento com o setor público
A Organização age de forma ética e íntegra em seu relacionamento com os setores públicos e privados.
Dentre os cuidados tomados nesta relação, englobam a participação em licitações públicas e consultas de preços para organizações privadas, buscando sempre ter excelência em sua prestação de serviços, mitigação dos riscos e fidelização dos clientes.
6. Princípios contra à corrupção
No cenário atual em que nosso país se encontra, as organizações possuem um papel de suma importância no auxílio ao combate à corrupção, atuando de forma a promover um mercado mais íntegro e ético. Com as incertezas que a corrupção mútua entre o setor público e privado ocasiona, as organizações precisam buscar sustentabilidade para seus negócios e os atos ilícitos são uma das causas a prejudicar toda a cadeia de valor.
A corrupção vai muito além de prejudicar as instituições, ela prejudica a sociedade como um todo que fica sem os devidos recursos para conseguir usufruir de uma vida digna que é direito de todos os cidadãos. Sendo assim, este desvirtuamento de valores é algo devastador e que pode atingir de forma amplamente danosa uma nação, além de desacreditá-la a nível internacional.
O papel das organizações vai muito além de gerar empregos e “fazer girar” a economia do país: o essencial é somar esforços para que corrupções diretas e indiretas não sejam praticadas, buscando a transparência em suas relações, estabelecendo mecanismos de governança corporativa e aprimorando esses mecanismos de acordo com as evidências que forem identificadas. O objetivo das organizações com o aprimoramento de seus procedimentos é evitar a corrupção e mostrar que podemos lutar por uma sociedade mais justa e igualitária.
A Organização preza por estabelecer relacionamentos saudáveis com seus parceiros, onde suas transações comerciais fiquem claras e objetivem o cumprimento dos contratos firmados, baseando-se nas Leis e nas boas práticas de mercado.
A nossa Política Anticorrupção tem como objetivo estar alinhada com as Leis que tratam de responsabilização de pessoas jurídicas pela prática de atos ilícitos, fraudatórios, adulteração contra a administração pública e privada e veda infrações contra a ordem econômica, notadamente embasada nas Leis nº 12.846/2013, nº 12.529/2011, nº 8.666/1993, e nº 11.129/2022, Convenção das Nações Unidas contra a Corrupção (Convenção da ONU), e Convenção Interamericana contra a Corrupção (Convenção da OEA) todas ratificadas pelo Brasil, dentre outras.
A Organização está empenhada em combater práticas ilícitas, fraudatórias, corruptas e de adulteração contra a administração pública, bem como vedar infrações contra a ordem econômica, e, por fim, adotar os padrões de integridade, legalidade e transparência em suas ações e relações com parceiros, Gestores e Diretores.
6.1 Conflitos de interesse
Algumas situações podem favorecer ou sugerir conflito de interesse, mencionamos aqui algumas delas que julgamos importantes para apontamento neste documento:
-
- Receber benefícios pessoais impróprios por conta de seu cargo;
- Utilizar de seu cargo para influenciar ou participar de alguma transação com algum fornecedor, cliente ou parceiro em que exista um interesse pessoal;
- Executar atividades que não sejam serviços executados por solicitação da Organização;
- Relação particular, de caráter habitual, entre fornecedores e empregados;
- Aceitar, direta ou indiretamente, dinheiro ou objetos de valor de qualquer pessoa ou entidade interessada em criar relações comerciais com a Organização;
- Ter interesses financeiros, participação ou realizar negócios em organizações parceiras comerciais e concorrentes;
- Evitar comunicação que seja inadequada às boas relações de negócios e que possam gerar conflito de interesses;
- Nenhum bem, informação, recursos ou cargos podem ser usados na obtenção de ganhos pessoais ou para concorrência.
6.2 Presentes e hospitalidade (entretenimento, despesas de viagens, acomodação e outros benefícios)
Os Colaboradores, Gestores e Diretores da Organização podem receber qualquer tipo de presentes, brindes, gratificações, viagens e outros benefícios com o teto máximo de R$200,00.
Quanto ao oferecimento de brindes e presentes, a Organização se reserva a oferecer para seus parceiros (clientes, fornecedores e prestadores de serviços), presentes e brindes com o teto máximo de R$200,00. Esse valor será reajustado no mínimo anualmente.
A Célula Comercial realiza contato com o parceiro para identificar a política praticada visando o não oferecimento para parceiros que utilizam a política de recebimento zero. Ocorrendo casos em que for ultrapassado o valor de R$200,00, o Comitê de Compliance e a Alta Direção deverão ser notificados para providenciarem a liberação, sendo proibida a concessão de brindes em dinheiro (cheque, depósito, transferência ou equivalente).
6.3 Doações e patrocínios
Nenhuma contribuição (ex: patrocínios, doações) pode ser realizada tendo em vista a obtenção de benefícios ilegítimos ou favores para a Organização.
Parcerias e contribuições (ex: patrocínios, doações) para qualquer entidade filantrópica, organizações não governamentais e de origem do setor público devem estar em conformidade com a legislação cabível e com nossas diretrizes corporativas.
7. Pagamentos indevidos ou ilegais
Os pagamentos realizados a prestadores de serviços e fornecedores devem obedecer aos procedimentos da Gestão Financeira, Contábil e Tributária da Organização, assim como o faturamento dos serviços prestados pela Organização a seus clientes.
Todo e qualquer pagamento efetuado ou recebido pela Organização e a seus colaboradores em seu nome, devem ser obrigatoriamente registrados e contabilizados, sendo expressamente proibida:
- A realização de operações secretas, não registradas;
- O lançamento contábil inadequado, ambíguo ou fraudulento;
- A utilização de artifício contábil que tenha por objetivo ocultar ou por qualquer forma encobrir pagamentos ilegais;
- Falsificar ou solicitar reembolso de despesa que não cumpra as exigências e procedimentos internos da Organização.
8. Pagamento facilitador ou agilizador
Não são permitidos pela Organização “pagamentos facilitadores” ou “pagamentos agilizados”, que significam qualquer pagamento pequeno ou nominal feito a autoridade pública, a pessoa física ou pessoa jurídica de direito privado, que tenha por objetivo facilitar, agilizar, acelerar ou garantir o desempenho de um trâmite burocrático.
9. Assédio / abuso de poder
A Organização tem o compromisso de proporcionar um ambiente isento de qualquer tipo de assédio ou intimidação, de natureza verbal, escrita ou física. Tais práticas são objeto de medidas disciplinares e punições cabíveis.
A Organização tem por orientação favorecer a diversidade e buscar eliminar toda e qualquer discriminação negativa por motivos de raça, cor, sexo, orientação sexual, idade, religião, opinião política, nacionalidade, condição social e condição física. Esta Organização não admite assédios, tais como sexual, econômico, moral ou de qualquer outra natureza, nem situações que configurem desrespeito, intimidação ou ameaça no relacionamento entre colaboradores, independentemente de seu nível hierárquico.
Qualquer prática de assédio sexual que envolva a menção de favores ou a iniciação de qualquer abordagem neste sentido não é tolerada pela Organização.
10. Concorrência desleal
Em relação à concorrência, a Organização preza por parceiros que respeitem todas as normas de regulamentação da concorrência e não admite nenhuma forma de concorrência desleal, nem de práticas comerciais antiéticas, bem como a utilização de acordos e monopólios que possam causar prejuízos.
É obrigação do parceiro manter um relacionamento respeitoso com seus respectivos concorrentes, e se recusa a prestar informações ou afirmações que possam denegrir a imagem do concorrente.
11. Trabalho escravo ou infantil
A Organização é contra o trabalho forçado e situações que envolvam coerção, castigos e medidas disciplinares degradantes e incentiva que seus parceiros monitorem sua cadeia de valor com o objetivo de prevenir e combater tais situações.
A Organização é contra o trabalho infantil e não compactua com quaisquer situações que potencialmente envolvam:
- Trabalho irregular de adolescentes menores de 16 anos (exceto quando na condição de aprendizes, a partir dos 14 anos);
- Condições inadequadas ao trabalho e ao desenvolvimento de adolescentes de 16 a 18 anos;
- Caracterização de qualquer forma de discriminação, violência ou atentado aos direitos fundamentais de acordo com o Estatuto da Criança e Adolescente.
A Organização não permite ou incentiva a prática de contratações ou parcerias com organizações que apoiam qualquer tipo de exploração do trabalho adulto ou infantil.
A Organização rejeita tais práticas e reserva-se o direito de não manter relações de qualquer natureza com organizações, entidades ou instituições que adotem essa conduta.
12. Saúde e segurança do trabalho
A Organização estimula em seus parceiros o cumprimento das Leis referentes como ao que tange a saúde e segurança no trabalho, onde os documentos e procedimentos exigidos pelo Ministério do Trabalho devem ser renovados dentro dos prazos estipulados nas normas regulamentadoras.
É de suma importância adotar hábitos saudáveis de lazer, esporte, higiene e alimentação, visando o bem-estar coletivo.
13. Meio ambiente
Diante do cenário atual, onde a consciência ambiental tem sido cada vez maior, a Organização tem como objetivo principal que as organizações ajam de forma social e ambientalmente responsável, obtendo também em longo prazo sucesso em seus negócios.
14. Sigilo e confidencialidade
Informações confidenciais e estratégicas não devem ser divulgadas. Os parceiros devem tratar como confidenciais as informações não públicas recebidas, por qualquer meio ou forma, durante a elaboração de suas propostas, e durante a vigência de seus contratos e/ou propostas.
A confidencialidade se estende pelo prazo de 5 (cinco) anos após o término de seus contratos, salvo se houver determinação judicial ou investigação decorrente de órgãos de fiscalização, ou que por força maior a confidencialidade se torne pública.
15. Formas de pagamentos
Os pagamentos referentes aos serviços prestados por fornecedores serão negociados diretamente com o responsável pela compra, que interage com a Célula de Compras, e na sequência de acordo com a Política Contábil da Organização.
Em relação aos clientes, a forma de pagamento será negociada com a Célula Comercial e formalizada mediante assinatura de contrato de acordo com a Política de Gestão Financeira, Contábil e Tributária.
16. Cumprimento da política
Esperamos dos nossos parceiros o respeito e o apoio sobre esta política em vigor, certos que este é o caminho para combatermos as irregularidades que inviabilizam o cumprimento das boas práticas que permeiam o compliance, sendo dever de todos que estamos nesta luta constante pela moralização, ética e integridade aplicar em nosso dia a dia práticas que levem à conformidade e sustentabilidade.
A Organização tem o direito de fiscalizar o cumprimento desta política e fomentar em seus parceiros medidas corretivas nos casos de identificação de não conformidades, sob pena de rescisão dos contratos em vigor e impedimento de participar de novas concorrências.
As diretrizes dessa política não revogam outras regras específicas e/ou contrato de prestação de serviços.